エクセルで工事写真台帳を作成する注意点は？おすすめフリーソフトも紹介

インターネットで検索すると無料で使えるエクセルのテンプレートが沢山あります。どのフォーマットを使うべきか悩む場合は公共機関が公開しているテンプレートを使うのが安心です。以下に無料で公開している工事写真台帳のテンプレートを紹介します。
鳥取市（2024年3月13日公開）：土木工事関係書類について（外部サイト）

工事写真台帳のエクセルテンプレートは無料で使えるという点で大きなメリットがあります。一方で注意しなくてはいけない点もあります。

注意点1：台帳作成前の写真の整理と管理に時間がかかる

エクセルを使った工事写真台帳の場合、下準備として工事写真の整理が必要になります。フォルダを作成し、1枚ずつ手動で整理しなければなりません。写真をどこに保存したかを忘れてしまったり、間違ったフォルダに入れてしまったりと、工事写真の整理・管理に多くの時間を費やしてしまいます。

注意点2：データ量の増加によるパフォーマンス低下

エクセルは小規模なデータ管理には適していますが、大規模な工事現場の写真や情報を管理する場合、ファイルが重くなり操作が遅くなることがあります。特に大量の写真を含む場合、ファイルのサイズが大きくなりすぎて画面が固まってしまうこともあります。

注意点3：共同作業の難しさ

複数人での共同作業が必要な場合、エクセルファイルの共有や編集権限の管理が煩雑になることがあります。また、ファイルのバージョン管理も難しく、最新のデータを常に共有することが困難です。

上記のような注意点の他、エクセルでは写真の並び替えが発生した場合、画像の挿入し直しだけでなく黒板情報等を記載するコメント欄もコピー&ペーストしなおす必要があり、人的ミスが発生しやすくなります。
エクセルを使って工事写真台帳を作成する場合は、これらの点に注意する必要があります。

工事写真台帳を作成するには、専用のソフトもあります。エクセルと比較してソフトを使った際のメリットをご紹介します。

メリット1：電子小黒板と連携しているので手動の工事写真整理が不要

専用の工事写真台帳ソフトは、電子小黒板付き写真が撮影できる工事写真アプリと連携できます。スマートフォンで撮影した写真は、電子小黒板の記載情報に沿って自動で仕分けされるので写真整理の手間が不要になります。
また、黒板の情報に沿って台帳が作成され備考欄へ黒板情報も自動転記されるのでワンクリックで台帳作成が完了します。

メリット2：高い操作性とパフォーマンス

専用ソフトは大量のデータや写真を扱うことを前提に設計されているため、、エクセルに比べてパフォーマンスが高く、操作もスムーズです。
写真の移動もドラッグ&ドロップで編集でき、備考欄のテキストも写真と一緒に移動します。

メリット3：共同で作業ができる

専用ソフトはクラウドベースで提供されることが多く、リアルタイムでの共同編集や情報共有が可能です。これにより、最新のデータを常にチーム全員で共有でき、効率的な作業が実現します。

専用の工事写真台帳ソフトは、これらのメリットに加えて、公共工事の納品に対応していることも大きなメリットです。国土交通省をはじめとする各官庁は電子納品での提出が必須となっています。エクセルの台帳で電子納品の要領に沿った成果物を作成するには限界があり、専用のソフトを使うことが推奨されます。

工事写真台帳の専用ソフトとしておすすめするのが、『蔵衛門御用達』です。
工事写真台帳の作成に特化したソフトウェアで、約30万もの建設現場で利用されています。最大2ヵ月無料で使えるため、本格的な導入前に気軽に現場で試すことができます。

電子小黒板連携はもちろん、デジカメの写真でも台帳作成ができます。本棚の見た目や手めくり感覚の台帳の見開きなど、わかりやすいインターフェースもITが苦手な方々にも好評です。
さらに、2枚帳票や3枚帳票、特殊帳票など、30種類の様々な帳票フォーマットに対応しており、現場のニーズに応じた柔軟な帳票作成が可能です。
クラウドでの共同編集機能は、DX化や分業を推進している企業様で多く使われています。

工事写真台帳の作成や管理には、それぞれの現場やニーズに合った方法を選択することが重要です。エクセルでの作成でも問題ない場合もあります。専用ソフトを利用することでさらに効率化できることもあるでしょう。その際は、電子納品に対応していたり、電子小黒板の信ぴょう性チェックツールが入っているなど、公共工事・民間工事ともに安心して使うことができるソフトを活用することで、現場の業務効率が大幅に向上するでしょう。

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